📋 Informations du Module
Durée : 1h30
Objectif : Utiliser une messagerie électronique pour envoyer, recevoir et organiser ses emails
Format : Pratique guidée avec exercices de communication
🎯 Objectifs Pédagogiques Spécifiques
À l’issue de ce module, les participants seront capables de :
- Comprendre le fonctionnement de la messagerie électronique
- Créer, envoyer et répondre à des emails
- Joindre des fichiers à un message
- Organiser sa boîte de réception
- Appliquer les bonnes pratiques de communication par email
- Reconnaître et éviter les emails frauduleux
📚 Contenu Pédagogique
📧 Principe de la Messagerie Électronique (15 minutes)
Fonctionnement de Base
- Email : courrier électronique envoyé instantanément via Internet
- Adresse email : identifiant unique (exemple : pr********@*********ur.fr)
- Structure d’une adresse : nom d’utilisateur @ nom de domaine
- Serveurs : ordinateurs qui stockent et transmettent les emails
- Asynchrone : le destinataire lit quand il veut, pas en temps réel
Types de Messageries
- Webmail : accessible depuis un navigateur (Gmail, Outlook.com, Yahoo)
- Client de messagerie : logiciel installé (Outlook, Thunderbird)
- Application mobile : sur smartphone et tablette
Vocabulaire Essentiel
- Expéditeur : personne qui envoie l’email
- Destinataire : personne qui reçoit l’email
- Objet : titre résumant le contenu du message
- Corps du message : texte principal de l’email
- Pièce jointe : fichier attaché au message
- CC (Copie Carbone) : destinataires en copie visible
- CCI (Copie Carbone Invisible) ou CCC (Copie Carbone Caché) : destinataires en copie cachée
📮 Interface de Messagerie (20 minutes)
Outlook ou Gmail : Découverte de l’Interface
- Boîte de réception : emails reçus
- Éléments envoyés : emails expédiés
- Brouillons : messages en cours de rédaction
- Corbeille : messages supprimés
- Courrier indésirable/Spam : messages non sollicités
- Barre de recherche : retrouver un email rapidement
Structure d’un Email Reçu
- Expéditeur : nom et adresse de l’envoyeur
- Date et heure : moment de réception
- Objet : sujet du message
- Aperçu : début du texte visible dans la liste
- Indicateurs : non lu (gras), important (drapeau), avec pièce jointe (trombone)
Lire et Naviguer
- Clic sur un email : ouvrir et lire le contenu complet
- Marquer comme lu/non lu : gérer l’état de lecture
- Passer au suivant : flèches de navigation
- Retour à la liste : bouton retour ou touche Échap
✍️ Créer et Envoyer un Email (25 minutes)
Rédiger un Nouveau Message
- Bouton « Nouveau message » : ouvrir la fenêtre de composition
- Champ « À » : saisir l’adresse du destinataire principal
- Champ « Objet » : titre clair et explicite
- Corps du message : rédiger le texte
- Signature : ajout automatique de coordonnées (si configurée)
Mise en Forme du Texte
- Police et taille : personnaliser l’apparence
- Gras, italique, souligné : mettre en valeur
- Couleur : utiliser avec modération
- Listes à puces : structurer l’information
- Alignement : gauche, centre, droite, justifié
Envoyer le Message
- Vérifier : destinataire, objet, orthographe
- Bouton « Envoyer » : expédition immédiate
- Confirmation : message placé dans « Éléments envoyés »
- Annulation : impossible une fois envoyé (attention)
Répondre à un Email
- Bouton « Répondre » : répondre à l’expéditeur uniquement
- Bouton « Répondre à tous » : répondre à tous les destinataires
- Transferer : envoyer le message à une autre personne
- Citation : texte original inclus dans la réponse (préfixe >)
📎 Joindre des Fichiers (20 minutes)
Ajouter une Pièce Jointe
- Bouton « Joindre » ou icône trombone
- Parcourir : naviguer pour sélectionner le fichier
- Validation : nom du fichier s’affiche dans le message
- Plusieurs fichiers : répéter l’opération ou sélection multiple
Limites et Bonnes Pratiques
- Taille maximale : généralement 20-25 Mo par email
- Formats acceptés : vérifier que le destinataire peut ouvrir
- Nommage : fichiers avec noms explicites
- Compression : utiliser .zip pour plusieurs fichiers ou réduire la taille
- Alternatives : services de partage (WeTransfer, Google Drive) pour gros fichiers
Ouvrir une Pièce Jointe Reçue
- Icône trombone : indique présence de fichier(s)
- Clic sur le nom : télécharger ou ouvrir
- Aperçu : visualiser sans télécharger (selon service)
- Enregistrer : télécharger dans un dossier choisi
- ⚠️ Prudence : scanner avec antivirus si expéditeur inconnu
📁 Organiser sa Boîte de Réception (20 minutes)
Créer des Dossiers
- Clic droit sur « Boîte de réception » → Nouveau dossier
- Nommage : par projet, expéditeur, ou thème
- Sous-dossiers : créer une hiérarchie logique
- Déplacement : glisser-déposer les emails dans les dossiers
Marquer et Classer
- Drapeau/Étoile : marquer comme important
- Catégories/Étiquettes : codes couleur personnalisables
- Archiver : déplacer hors boîte de réception sans supprimer
- Supprimer : envoyer à la corbeille (récupérable temporairement)
Recherche et Filtres
- Barre de recherche : mots-clés, expéditeur, date
- Filtres : non lus, avec pièce jointe, de la semaine
- Tri : par date, expéditeur, objet, taille
- Recherche avancée : combiner plusieurs critères
Règles Automatiques
- Créer une règle : automatiser le classement
- Exemples : déplacer tous les emails d’un expéditeur dans un dossier
- Conditions : si expéditeur, si objet contient, etc.
- Actions : déplacer, marquer, supprimer automatiquement
🛡️ Bonnes Pratiques et Sécurité (10 minutes)
Rédaction Professionnelle
- Objet clair : permet au destinataire de prioriser
- Formules de politesse : Bonjour, Cordialement, etc.
- Texte structuré : paragraphes courts et aérés
- Relecture : vérifier orthographe et clarté
- Éviter majuscules : considéré comme crier
Sécurité et Prévention
- Phishing : emails frauduleux imitant organismes officiels
- Vérifier l’expéditeur : adresse complète, pas seulement le nom affiché
- Liens suspects : survoler sans cliquer pour voir l’URL réelle
- Pièces jointes douteuses : ne jamais ouvrir si expéditeur inconnu
- Mots de passe : jamais communiqués par email légitime
- Signaler : bouton « Spam » ou « Phishing » selon le cas
Nettoyer Régulièrement
- Supprimer : emails inutiles et anciens
- Vider la corbeille : suppression définitive
- Désabonnement : newsletters non souhaitées
- Stockage : limité selon le service (libérer de l’espace)
🎓 Activités Pratiques
Exercice 1 : Prise en Main (15 minutes)
- Se connecter à sa messagerie (Gmail, Outlook ou autre)
- Explorer les différentes sections de l’Interface
- Identifier les emails non lus
- Ouvrir et lire plusieurs emails
Exercice 2 : Rédaction et Envoi (20 minutes)
- Créer un nouveau message
- Rédiger un email simple avec objet clair
- Mettre en forme le texte (gras, liste à puces)
- S’envoyer l’email à soi-même pour tester
- Répondre à l’email reçu
Exercice 3 : Pièces Jointes (15 minutes)
- Créer un message avec pièce jointe (document texte)
- Envoyer à sa propre adresse
- Ouvrir la pièce jointe reçue
- Enregistrer le fichier dans un dossier
Exercice 4 : Organisation (10 minutes)
- Créer deux dossiers personnalisés
- Déplacer des emails dans ces dossiers
- Marquer un email comme important
- Effectuer une recherche par mot-clé
Exercice 5 : Saisir et envoyer un email avec PJ
Cliquer pour lancer le mini-jeu
✅ Points de Validation
Démonstrations pratiques :
- Créer et envoyer un email avec objet et contenu structuré
- Répondre à un email en citant le message original
- Joindre un fichier et l’envoyer
- Créer un dossier et y classer des emails
- Identifier les signes d’un email frauduleux
📖 Support Pédagogique
Documents fournis :
- Guide de l’Interface Outlook/Gmail avec captures d’écran
- Aide-mémoire « Rédiger un email professionnel »
- Fiche « Reconnaître un email de phishing »
- Modèles de formules de politesse selon le contexte
Ressources pratiques :
- Exemples d’emails bien rédigés vs mal rédigés
- Exercices de détection de phishing
- Tutoriel vidéo « Organiser sa boîte de réception »
🔄 Transition vers le Module 7
Récapitulatif : « Vous savez maintenant communiquer efficacement par email. Nous allons découvrir le traitement de texte avec Word. »
Annonce du module suivant : « Le Module 7 vous apprendra à créer et mettre en forme des documents professionnels avec Microsoft Word. »