Durée : 2 heures
🎯 OBJECTIFS SPÉCIFIQUES DU MODULE
À l’issue de ce module, les participants seront capables de :
- Créer et personnaliser une page de garde professionnelle
- Structurer efficacement un document long avec le mode Plan
- Gérer les sections avec des en-têtes et pieds de page différenciés
- Appliquer une numérotation automatique hiérarchique aux titres
- Insérer et maintenir à jour des tables des matières automatiques
- Appliquer les bonnes pratiques de structuration documentaire
📋 CONTENU DÉTAILLÉ
🎨 Séquence 1 : Pages de garde professionnelles (30 minutes)
Théorie (10 minutes)
- Rôle et importance de la page de garde dans un document professionnel
- Éléments essentiels d’une page de garde efficace
- Cohérence graphique et respect de la charte visuelle
Démonstration formateur (10 minutes)
- Insertion d’une page de garde prédéfinie
- Personnalisation des champs de contenu
- Modification des couleurs, polices et mise en forme
- Création d’une page de garde personnalisée à partir d’un modèle vierge
Pratique guidée (10 minutes)
- Insertion et personnalisation d’une page de garde
- Ajout du logo de l’entreprise
- Formatage du titre et des informations complémentaires
💡 Astuces professionnelles :
- Utilisation des propriétés du document pour l’automatisation
- Intégration des QuickParts pour les éléments récurrents
- Respect des proportions et de la hiérarchie visuelle
🗂️ Séquence 2 : Mode Plan et structuration (30 minutes)
Théorie (10 minutes)
- Principe et avantages du mode Plan
- Hiérarchisation des informations dans un document long
- Relation entre styles de titres et structure du document
Démonstration formateur (15 minutes)
- Activation et navigation dans le mode Plan
- Attribution des niveaux hiérarchiques aux titres
- Déplacement et réorganisation des sections
- Développement/réduction des niveaux d’affichage
- Numérotation automatique des titres par niveaux
Pratique guidée (5 minutes)
- Structuration d’un document existant en mode Plan
- Application des niveaux de titres
- Test de la navigation et de la réorganisation
💡 Astuces professionnelles :
- Raccourcis clavier pour une navigation efficace
- Utilisation de la miniature pour la navigation rapide
- Gestion des annexes et références
📄 Séquence 3 : Sections et en-têtes/pieds de page (30 minutes)
Théorie (5 minutes)
- Concept de sections dans Word
- Différenciation des en-têtes et pieds de page par section
- Gestion de la numérotation par section
Démonstration formateur (15 minutes)
- Insertion de sauts de section
- Configuration d’en-têtes et pieds de page différents
- Gestion de la numérotation discontinue
- Utilisation des variables automatiques (chapitre, date, auteur)
- Insertion d’éléments graphiques dans les en-têtes
Pratique guidée (10 minutes)
- Création de sections distinctes
- Personnalisation des en-têtes par section
- Configuration de la numérotation spécifique
💡 Astuces professionnelles :
- Stratégies pour les documents recto-verso
- Gestion des pages paires/impaires
- Optimisation pour l’impression professionnelle
📚 Séquence 4 : Tables des matières automatiques (30 minutes)
Théorie (5 minutes)
- Principe de génération automatique des tables des matières
- Lien entre styles de titres et table des matières
- Options de formatage et de présentation
Démonstration formateur (15 minutes)
- Insertion d’une table des matières automatique
- Personnalisation du formatage et des niveaux affichés
- Mise à jour manuelle et automatique
- Gestion des liens hypertextes internes
- Création de tables des matières personnalisées
- Insertion de tables des illustrations et des tableaux
Pratique guidée (10 minutes)
- Génération d’une table des matières sur le document structuré
- Tests de mise à jour après modifications
- Personnalisation de l’apparence et du style
💡 Astuces professionnelles :
- Gestion des conflits de mise à jour
- Optimisation pour les documents collaboratifs
- Techniques de dépannage des tables défaillantes
🛠️ EXERCICES PRATIQUES :
Faire l’un ou l’autre des cas pratiques suivants :
🎯 POINTS CLÉS À RETENIR
✅ Bonnes pratiques
- Planifier la structure avant de rédiger le contenu
- Utiliser systématiquement les styles pour assurer la cohérence
- Tester régulièrement les mises à jour automatiques
- Prévoir les sections dès la conception du document
- Maintenir la cohérence graphique tout au long du document
⚠️ Pièges à éviter
- Modification manuelle des numérotations automatiques
- Suppression accidentelle des liens entre titres et table des matières
- Confusion entre saut de page et saut de section
- Formatage direct au lieu d’utilisation des styles
- Oubli de mise à jour des tables après modifications
💡 Conseils d’efficacité
- Utiliser les raccourcis clavier pour la navigation (Ctrl+Alt+O pour le mode Plan)
- Créer des modèles réutilisables pour les documents récurrents
- Sauvegarder régulièrement pendant la structuration
- Tester l’impression avant finalisation
- Documenter les choix de structure pour les collaborateurs
📊 ÉVALUATION FORMATIVE
Questions de vérification :
- Quels sont les avantages du mode Plan pour structurer un document long ?
- Comment différencier les en-têtes entre sections d’un même document ?
- Quelle est la relation entre les styles de titre et la table des matières ?
- Comment résoudre une table des matières qui ne se met pas à jour ?
Mini-quiz pratique :
- Démonstration de la création d’une page de garde en 2 minutes
- Structuration rapide d’un texte court avec 3 niveaux de titres
- Génération d’une table des matières et test de mise à jour
🔗 LIENS AVEC LES AUTRES MODULES
🎨 Module 2 (Styles) : Application pratique des styles de titres créés
📊 Module 4 (Tableaux) : Intégration de tableaux dans la structure documentaire
✉️ Module 5 (Publipostage) : Utilisation de modèles structurés pour le publipostage
⚡ Module 7 (Automatisation) : Création de QuickParts pour les pages de garde
📚 RESSOURCES COMPLÉMENTAIRES
Pour approfondir :
- Modèles de pages de garde téléchargeables
- Guide des styles prédéfinis Word pour documents professionnels
- Tutoriels vidéo sur la gestion avancée des sections
- Bonnes pratiques de structuration documentaire en entreprise
Support technique :
- Fichiers d’exercices avec corrections commentées
- Modèles de documents longs prêts à utiliser
- FAQ des problèmes courants et leurs solutions