Tutoriel MFC : Alerter sur les dossiers à traiter en priorité

Objectif : Utiliser une Mise en Forme Conditionnelle (MFC) – type Formule – pour mettre en évidence les dossiers à traiter en urgence.

Prérequis :
– Créer une MFC
– Utiliser une formule dans une MFC
– La fonction logique ET

Le tableau à télécharger recense les dossiers de patients à traiter. pour chacun des dossier est mentionnée une date de dépôt ainsi qu’une date d’échéance de traitement – date de dépôt + 20 jours.

Nous souhaitons être alertés sur les dossiers non traités 5 jours avant leur date d’échéance.

- La formule à utiliser serait donc :
=ET($L2>=AUJOURDHUI();$L2<=AUJOURDHUI()+4;$M2="Non")
- La mise en forme est libre

Tutoriel : Insérer et modifier des sauts de page

Depuis le mode d’affichage, Aperçu des sauts de page, il est simple de réagencer les sauts de pages pour mieux répartir l’impression de grands tableaux sur plusieurs pages.

À savoir :

  • Une ligne bleue discontinue est un saut de page inséré par Excel
  • Une ligne bleue continue est un saut de page Utilisateur
  1. Passer l’orientation en Paysage
  2. Activer l’affichage Aperçu des sauts de page,
  3. Déplacer, insérer des sauts de page pour obtenir un tableau de relevé par page

Tutoriel : Graphique Boite à moustaches (ou zones et valeurs sous Excel 2016)

Vous pouvez créer un graphique en boîtes et en moustaches (zones et valeurs) pour afficher les analyses statistiques qui vous aident à vous montrer comment les nombres sont distribués dans un ensemble de données.

Deux graphiques sont mis en œuvre dans ce tutoriel.

« Anatomie » d’une boite à moustache :

Graphique 1 : Distributions des précipitations entre Nice et Paris

Il pleut plus régulièrement sur Paris (Série moins dispersée). À Nice, plus de la moitié des précipitations sont supérieures au maximum de Paris.

Graphique 2 : Distribution des ventes d’ordinateurs par type et zones – avec médiane incluse

On remarque une grande dispersion des ventes de PC portables pour la zone sud. les ventes sont plus régulières dans la zone Est malgré un nombre de vente hors norme en mai (le point)

Tutoriel : Graphique Cascade

Un graphique en cascade est un type de graphique qui montre les variations cumulées d’une valeur par rapport à une valeur de départ. Il est utile pour comprendre comment une valeur initiale (par exemple, revenu net) est affectée par une série de valeurs positives et négatives. Les colonnes présentent un codage couleur pour vous permettre de distinguer rapidement les nombres positifs et négatifs. Les colonnes de valeurs initiales et finales commencent souvent sur l’axe horizontal, tandis que les valeurs intermédiaires sont des colonnes flottantes. Pour créer un graphique en cascade sous Excel, vous devez sélectionner vos données, cliquer sur Insertion > Insérer un graphique en cascade.

Partant du montant des ventes, notre exemple illustre la formation du résultat net en tenant compte des produits et charges.

Tutoriel : Graphique Rayons de Soleil

Pour créer un graphique en rayons de soleil avec Excel, vous devez avoir des données hiérarchiques organisées en colonnes.

Dans notre exemple, les niveaux sont par ordre hiérarchique :

  1. La ville
  2. Le mois
  3. Le jour
  4. Le site

Le graphique en rayons de soleil représente les niveaux hiérarchiques par des cercles concentriques. Le cercle intérieur correspond au niveau le plus élevé, et les cercles extérieurs aux niveaux inférieurs. La taille de chaque segment dépend de la valeur de la dernière colonne de vos données.
Vous pouvez survoler les segments avec votre souris pour afficher des informations détaillées.

Tutoriel : Le graphique compartimentage

Le graphique de compartimentage représente des données hiérarchiques dans Microsoft Excel 2016 et les versions ultérieures.

Prérequis : vos données doivent être organisées de façon hiérarchique i. e. sur au moins deux niveaux.
Dans l’illustration ci-après chaque magasin est une information de niveau 1 alors que les rayons sont de niveau 2

Dans un graphique Compartimentage :

  • Les couleurs correspondent au premier niveau hiérarchique de vos données.
  • Le nom des niveaux est inscrit dans l’angle en haut à gauche des premiers carrés : Magasin 3, Magasin 1…
  • La surface d’un rectangle est proportionnelles à la valeur représentée

Le graphique Compartimentage, vous permet d’identifier facilement les éléments qui occupent une proportion plus importante dans un échantillon de valeurs.

Dans l’illustration ci-après, le magasin 3 est celui qui a fait le plus gros CA et, par ordre de CA décroissant, nous identifions clairement le rayon viandes, le rayon fruits et Légumes, le rayon poissons

Le magasin 3 arrive en tête

Tutoriel : Graphique de Pareto

Un graphique de Pareto est un graphique statistique qui permet d’analyser les causes d’un problème ou d’un phénomène en fonction de leur fréquence et de leur impact cumulé.
Il est basé sur le principe de Pareto, qui stipule que 80 % des effets sont dus à 20 % des causes.
Ce graphique est utile pour identifier les causes les plus importantes à traiter en priorité pour améliorer une situation.

Objectif : Mettre en évidence les raisons majeures qui impactent l’avancement d’un projet.

Vous avez recensé dans un tableau les motifs pour lesquels les employés ont suspendu une tâche. Il ne vous reste plus qu’à dénombrer ses motifs et d’insérer le graphique Pareto.

Le graphique montre que les motifs à gauche de l’intersection de la ligne de cumul et de la ligne des 80% sont ceux qui sont à résoudre en priorité pour éviter les retards dans le projet

Excel : Ventilation automatique d’une liste de codes

Tuto conçu en réponse à une demande particulière de ma stagiaire — Mme S. Métayer, merci à elle — mais susceptible d’être utile à d’autres, il montre comment ventiler une liste de valeurs quand un code d’appel est saisi.

Pour ce faire, il suffit d’imbriquer la fonction INDIRECT* dans un SI

Ventiler des codes automatiquement

*donne une référence spécifiée par une chaine de caractères

Excel Web : Créer une liste déroulante avec remplissage automatique

La version web d’Excel permet de créer rapidement des listes déroulantes à partir de la colonne d’un tableau, sans doublons et qui se met à jour automatiquement. Autre avantage de cette version, la liste se comporte comme un moteur de recherche. Y saisir des caractères filtre automatiquement son contenu (1). Pratique !

(1) Fonctionnalité désormais présente dans Office 365 bureau

Macro Excel : Mises en forme et calculs

Régulièrement on vous transmet un tableau avec une structure identique — même nombre et mêmes en-têtes de colonnes — À chaque fois vous devez :

  • Sélectionner les montants de la colonne Prix TTC
  • Passer les valeurs en monétaires
  • Insérer d’une colonne Prix HT à droite de Prix TTC
  • Calculer le prix HT du premier article — Prix TTC/1,2
  • Recopier le calcul sur la colonne entière
  • Passer les valeurs en monétaire
  • Insérer une colonne TVA collectée à droite de Prix HT
  • Calculer la TVA collecté sur le 1er article — Prix TTC - Prix HT
  • Recopier le calcul sur la colonne entière
  • Passer les valeurs en monétaires
  • Ajouter une colonne CA NET à droite de la colonne Qté
  • Calculer le CA NET pour le premier article — Prix HT * Qté
  • Recopier le calcul sur la colonne entière
  • Passer les valeurs en monétaire
  • Insérer une colonne Total TVA Coll.
  • Calculer le total TVA collecté pour le 1er article — TVA collectée * Qté
  • Recopier le calcul sur la colonne entière
  • Passer les valeurs en monétaire
  • Sélectionner le tableau en entier — Ctrl + *
  • Appliquer toutes les bordures
  • Sélectionner la première ligne du tableau
  • Passer le texte en gras
  • Appliquer une couleur d’arrière-plan

Vous décidez d’enregistrer cette longue procédure dans une macro à partir de la feuille MAI puis la tester sur la feuille JUIN