Plan, TDM automatique, en-tĂȘtes diffĂ©renciĂ©s, signets, index, renvois et numĂ©rotation
Ce module est le plus complet de la formation (3 heures). Il couvre toutes les techniques nécessaires pour produire des documents longs professionnels : rapports, mémoires, procédures, cahiers des charges, guides utilisateur.
Un document long est généralement > 10 pages et nécessite : une structure (titres hiérarchisés), une navigation (TDM, signets), des zones distinctes (sections), et des enrichissements (notes, index, renvois).
| Bloc | ThÚme | Durée |
|---|---|---|
| 1 | Introduction | 10 min |
| 2 | Plan et styles de titre | 25 min |
| 3 | En-tĂȘtes et pieds de page diffĂ©renciĂ©s | 25 min |
| 4 | Sauts de section | 20 min |
| 5 | Page de Garde â Insertion et Formatage | 20 min |
| 6 | Table des matiĂšres automatique | 20 min |
| 7 | Hyperliens, signets et renvois | 20 min |
| 8 | Notes, index et numérotation | 20 min |
| 9 | Exercice bilan | 20 min |
La structure hiérarchique d'un document long repose sur l'utilisation correcte des styles de titre (Titre 1, Titre 2, Titre 3...). Ces styles sont la fondation de tout le reste : TDM, navigation, mode plan.
| Style | Niveau | Raccourci | Exemple |
|---|---|---|---|
| Titre 1 | 1 (Chapitre) | Ctrl+Alt+1 | 1. Introduction |
| Titre 2 | 2 (Section) | Ctrl+Alt+2 | 1.1 Contexte |
| Titre 3 | 3 (Sous-section) | Ctrl+Alt+3 | 1.1.1 Problématique |
| Titre 4-9 | 4 Ă 9 | â | Niveaux supplĂ©mentaires |
| Normal | Corps de texte | Ctrl+Maj+N | Paragraphes |
Le mode plan offre une vue condensĂ©e de la structure du document. AccĂšs : Affichage â Mode Plan
Affichage â Volet Navigation (ou Ctrl+F â onglet Titres)
Pour numéroter automatiquement (1., 1.1., 1.1.1.) :
Rédigez d'abord tous vos titres en mode Plan, puis revenez en mode Normal pour rédiger le contenu. Vous aurez une vision claire de la structure avant de vous perdre dans les détails.
Dans un document long professionnel, les en-tĂȘtes et pieds de page varient selon les sections : page de titre sans en-tĂȘte, premiĂšre page diffĂ©rente, pages paires/impaires distinctes, en-tĂȘte diffĂ©rent par chapitre.
Pour avoir des en-tĂȘtes diffĂ©rents par chapitre, il faut des sauts de section (voir Bloc suivant). Dans chaque section :
Si vous oubliez de dĂ©sactiver "Lier au prĂ©cĂ©dent", votre modification affectera TOUTES les sections. VĂ©rifiez toujours ce bouton avant de modifier un en-tĂȘte de section.
Pour que l'en-tĂȘte affiche automatiquement le titre du chapitre courant :
Les sauts de section divisent le document en zones indĂ©pendantes. Chaque section peut avoir ses propres marges, orientation, en-tĂȘtes, numĂ©rotation, colonnes. C'est l'outil clĂ© pour les documents complexes.
| Type | Description | Usage typique |
|---|---|---|
| Page suivante | La nouvelle section commence sur une nouvelle page | Nouveau chapitre |
| Continu | La nouvelle section commence sur la mĂȘme page | Changement de colonnes au milieu |
| Page paire | La section commence sur la prochaine page paire | Chapitres commençant à droite |
| Page impaire | La section commence sur la prochaine page impaire | Chapitres commençant à gauche (recto) |
Disposition â Sauts â Section â choisir le type
Ou via le menu Pages : Insertion â Saut de page (â saut de section)
Chaque section peut avoir des paramÚtres indépendants :
La page de garde (ou page de couverture) est la premiĂšre page dâun document, gĂ©nĂ©ralement formatĂ©e de maniĂšre distincte du reste. Elle constitue la carte dâidentitĂ© du document : elle donne une premiĂšre impression professionnelle et fournit les informations clĂ©s dâun coup dâĆil.
Une page de garde bien conçue positionne immĂ©diatement le document dans son contexte : qui lâa Ă©crit, pour quelle organisation, Ă quelle date, sur quel sujet. Elle remplace avantageusement un mail dâaccompagnement pour les documents formels.
| ĂlĂ©ment | Description | Obligatoire ? |
|---|---|---|
| Titre du document | IntitulĂ© clair et prĂ©cis | â Oui |
| Sous-titre | ComplĂ©ment dâinformation, version, rĂ©fĂ©rence | RecommandĂ© |
| Auteur(s) | Nom, prĂ©nom, fonction | â Oui |
| Date | Date de crĂ©ation ou de version | â Oui |
| Organisation / Entreprise | Logo, nom, département | Recommandé |
| Confidentialité | Mention « Confidentiel », « Diffusion limitée »... | Selon contexte |
| Numéro de version | v1.0, v2.3... pour les documents évolutifs | Recommandé |
Word propose une galerie de modÚles de pages de garde intégrés, accessibles en un clic. Ces modÚles sont professionnels et personnalisables.
Chaque modĂšle comporte des zones de contenu (contrĂŽles de contenu) que vous remplissez simplement en cliquant dedans.
Il est indispensable dâinsĂ©rer un saut de section « Page suivante » aprĂšs la page de garde â et non un simple saut de page â pour que la page de garde constitue sa propre section indĂ©pendante.
Pour que la numérotation commence à 1 sur la premiÚre page de contenu (et non sur la page de garde) :
Les pages de garde Word utilisent des styles dédiés qui garantissent la cohérence visuelle et facilitent les mises à jour.
| Style | Usage | Modification |
|---|---|---|
| Titre | Titre principal du document | Accueil â Styles â Titre (clic droit â Modifier) |
| Sous-titre | Sous-titre, description courte | Accueil â Styles â Sous-titre |
| Normal | Informations supplémentaires | Police, taille, couleur adaptables |
| Pratique | Détail |
|---|---|
| â HomogĂ©nĂ©itĂ© | La page de garde doit ĂȘtre dans la continuitĂ© visuelle du reste du document (mĂȘmes polices, mĂȘmes couleurs de thĂšme) |
| â AiderĂ© | Ăvitez la surcharge visuelle : une page de garde nâest pas une affiche â simplicitĂ© = professionnalisme |
| â Alignement | VĂ©rifiez lâalignement de chaque Ă©lĂ©ment â utilisez les repas (Affichage â RĂšgles) et les guides dâalignement |
| â Test impression | Imprimez toujours un exemplaire de contrĂŽle ou utilisez lâaperçu avant impression pour vĂ©rifier marges et rendu couleur |
| â Pas pour tout | Ne crĂ©ez pas de page de garde pour des mĂ©mos courts (< 3 pages), notes internes ou emails |
| â CohĂ©rence | Ne mĂ©langez pas plusieurs styles radicalement diffĂ©rents (ex : fond noir + texte fluo) â cela nuit Ă la crĂ©dibilitĂ© |
Si votre organisation dispose dâune charte graphique, crĂ©ez un modĂšle (.dotx) avec votre page de garde personnalisĂ©e. Ainsi, tous vos documents partiront du mĂȘme modĂšle professionnel sans refaire la mise en forme Ă chaque fois.
ScĂ©nario : CrĂ©ez une page de garde professionnelle pour le rapport annuel dâactivitĂ© de votre entreprise fictive.
La table des matiÚres automatique de Word génÚre et met à jour instantanément la liste des titres avec leurs numéros de page. Fini les TDM manuelles qui se désynchronisent dÚs qu'on modifie le document.
RĂ©fĂ©rences â Table des matiĂšres â Table des matiĂšres personnalisĂ©e...
Vous devez manuellement dĂ©clencher la mise Ă jour : clic droit sur la TDM â Mettre Ă jour les champs, ou sĂ©lectionner la TDM et appuyer sur F9.
Par dĂ©faut, la TDM gĂ©nĂšre des hyperliens : Ctrl+Clic sur un titre â navigation directe vers la section. C'est automatique dans les PDF exportĂ©s.
Ces trois outils permettent de créer une navigation interne fluide dans un document long et d'établir des liens vers des ressources externes.
| Type de lien | Cible | Usage |
|---|---|---|
| Fichier ou page Web | URL ou chemin fichier | Sites web, documents externes |
| Emplacement dans ce document | Titre ou signet | Navigation interne |
| Créer un document | Nouveau fichier | Liaison avec un nouveau doc |
| Adresse électronique | Contact cliquable |
Un signet est un marqueur invisible placé à un endroit précis du document. Il permet de créer des cibles de navigation précises (plus fin que les titres).
Un renvoi est une référence dynamique vers un autre élément du document (titre, figure, tableau, note, signet). Il se met à jour automatiquement.
Dans le corps du texte : "Voir le tableau rĂ©capitulatif en page { REF tableau_recap \n }." â Si le tableau se dĂ©place, le numĂ©ro de page se met Ă jour avec F9.
Les notes de bas de page permettent d'annoter le texte sans l'alourdir. Elles apparaissent en bas de la page oĂč se situe l'appel de note.
Les notes de fin sont regroupées à la fin du document (ou de la section).
RĂ©fĂ©rences â groupe Notes de bas de page â lanceur :
Un index alphabétique liste les termes importants avec leurs numéros de page. Construction en 2 étapes :
Pour référencer les figures dans la TDM et les renvois :
Exercice de synthÚse pour maßtriser tous les éléments d'un document long professionnel.
Vous créez un rapport annuel d'activité de 15+ pages pour votre entreprise fictive. Ce document doit respecter toutes les normes professionnelles vues dans ce module.
| ĂlĂ©ment | Exigence |
|---|---|
| Structure | 4 chapitres (Titre 1), 3 sections chacun (Titre 2), contenu (Normal) |
| Sections Word | Page de garde / Sommaire / Corps (4 chapitres) / Annexes |
| En-tĂȘtes | Absents page de garde, STYLEREF sur les autres pages |
| Pieds | "Entreprise â Rapport Annuel 2025 â Page X / N" |
| Numérotation | Romaine pour sommaire, arabe à partir de 1 pour corps |
| TDM | Automatique, 3 niveaux, aprĂšs la page de garde |
| Illustrations | 2 graphiques avec légende, 1 SmartArt avec légende |
| Table des figures | AprĂšs la TDM |
| Notes | 5 notes de bas de page bibliographiques |
| Index | 15 termes indexés, 2 colonnes, en annexe |
| Navigation | 3 signets, 3 renvois, liens dans la TDM |
Bravo ! Vous maßtrisez maintenant tous les outils des documents longs professionnels. Passez au Module 6 pour apprendre à protéger et partager vos documents en toute sécurité.