Module 4 — Publipostage Complet

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🎯 Comprendre le Publipostage

⏱ 10 min

Le publipostage (ou "mail merge") permet de générer automatiquement un grand nombre de documents personnalisés à partir d'un document modèle et d'une source de données. C'est l'un des outils les plus productifs de Word.

💡 Cas d'usage concrets

Convocations personnalisées pour 300 salariés
Courriers de relance avec montant dû individualisé
Étiquettes postales pour un envoi massif
Certificats de formation avec prénom et score
E-mails de bienvenue personnalisés depuis Outlook

Les 3 composants du publipostage

Composant	Description	Format
Document principal	Le modèle de lettre avec les champs de fusion	Fichier Word (.docx)
Source de données	La liste des destinataires et leurs données	Excel, Word, Access, CSV, Outlook
Document fusionné	Le résultat : un document par destinataire	Fichier Word ou PDF

Les types de publipostage

Lettres : document Word (une page = un destinataire)
Messages électroniques : envoi direct via Outlook
Enveloppes : adresses formatées pour enveloppes
Étiquettes : planches d'étiquettes (Avery, etc.)
Répertoire : liste fusionnée dans un seul document

L'onglet Publipostage

Tout le publipostage est accessible via l'onglet Publipostage du ruban. L'Assistant Fusion et Publipostage (Démarrer la fusion et le publipostage → Assistant...) guide pas à pas pour les débutants.

Bloc	Thème	Durée
1	Comprendre le publipostage	10 min
2	Source de données	20 min
3	Document principal & champs	20 min
4	Champs avancés	20 min
5	Règles et conditions	20 min
6	Étiquettes, enveloppes & bilan	10 min

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📋 Préparer la Source de Données

⏱ 20 min

La source de données est la liste des informations à personnaliser. Sa qualité détermine la qualité du publipostage. Une source bien structurée = un publipostage sans accroc.

Règles d'or pour la source de données Excel

1ère ligne : noms de colonnes (pas de données)
Noms de colonnes courts, sans espace, sans caractères spéciaux si possible
Chaque ligne = un destinataire
Pas de lignes vides entre les données
Pas de lignes fusionnées
Séparer Prénom et NOM dans des colonnes distinctes
Formater les codes postaux en texte (pour éviter "01000" → "1000")

Exemple de source de données idéale

Civilité	Prénom	NOM	Société	Adresse	CP	Ville	Email
M.	Pierre	DUPONT	SARL TechPro	12 rue de la Paix	75001	Paris	p.dupont@techpro.fr
Mme	Marie	MARTIN	SAS InnoCorp	5 av. Victor Hugo	69003	Lyon	m.martin@innocorp.fr

Sources de données acceptées par Word

Excel : le plus courant — feuille de calcul (.xlsx)
Word : tableau Word (chaque colonne = un champ)
Access : base de données relationnelle
Fichier texte CSV : séparateur virgule ou point-virgule
Contacts Outlook : répertoire de contacts Outlook
Liste Word : créée directement via "Tapez une nouvelle liste"

Connecter la source de données

Onglet Publipostage → Sélection des destinataires
Choisir : "Utiliser une liste existante" / "Contacts Outlook" / "Tapez une nouvelle liste"
Sélectionner le fichier Excel → choisir la feuille
Word lit la 1ère ligne comme en-tête de colonnes

Filtrer et trier les destinataires

Publipostage → Modifier la liste de destinataires

Cocher/décocher : inclure ou exclure des lignes individuellement
Trier : par colonne (ex: alphabétique par NOM)
Filtrer : condition simple (ex: Ville = "Paris") ou avancée
Rechercher les doublons : identifier les doublons potentiels
Valider les adresses : vérification format (si service activé)

⚠️ Fichier Excel ouvert = publipostage bloqué

Fermez le fichier Excel source avant de lancer le publipostage dans Word. Word a besoin d'un accès exclusif au fichier pour le lire.

🖊 Exercice — Préparer la source de données

Créez un fichier Excel "Clients-Formation.xlsx" avec 10 lignes et les colonnes : Civilité, Prénom, NOM, Société, CP, Ville, Score (0-100)
Saisissez 10 destinataires fictifs avec des villes variées
Connectez ce fichier à un nouveau document Word via Publipostage
Filtrez pour n'afficher que les destinataires de Paris
Triez par NOM alphabétique

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✉️ Document Principal et Champs de Fusion

⏱ 20 min

Le document principal est le modèle de lettre. Il contient le texte fixe et les champs de fusion (entre chevrons « ») qui seront remplacés par les données de chaque destinataire.

Insérer un champ de fusion

Placez le curseur à l'endroit où doit apparaître la donnée
Onglet Publipostage → Insérer un champ de fusion
Choisir le champ dans la liste (correspondant aux colonnes de votre source)
Le champ apparaît : «NOM» «Prénom»

Exemple de lettre de convocation

«Civilité» «Prénom» «NOM»
«Société»
«Adresse»
«CP» «Ville»

Saint-Denis, le 4 avril 2026

Objet : Convocation à la session de formation Word Perfectionnement

«Civilité» «NOM»,

Nous avons le plaisir de vous convier à notre session de formation 
"Word Perfectionnement" qui se déroulera les 10 et 11 avril 2026.

Votre score au test de positionnement : «Score» / 100

Cordialement,
David BILLAUD
dbformation.tech

Afficher/masquer les codes de champs

Alt+F9 : basculer entre affichage des valeurs et codes de champ
En mode code, vous voyez : { MERGEFIELD "NOM" }
En mode valeur, vous voyez : DUPONT

Aperçu des résultats

Publipostage → Aperçu des résultats : remplace les codes par les vraies valeurs

Boutons ◄ ► pour naviguer entre les destinataires
Saisir un numéro pour aller directement à un destinataire
Vérifier la mise en page pour chaque cas

Finaliser la fusion

Publipostage → Terminer et fusionner :

Modifier des documents individuels : crée un nouveau document Word avec tous les courriers (un par page) — pour modifications manuelles
Imprimer les documents : envoi direct à l'imprimante
Envoyer des messages électroniques : envoi via Outlook (champ email obligatoire)

✅ Bonne pratique — Toujours prévisualiser

Avant de lancer la fusion sur 500 destinataires, naviguez sur 5-6 destinataires variés pour vérifier : espaces, ponctuation, majuscules, mise en page. Un espace en trop peut ruiner l'impression professionnelle.

🖊 Exercice — Lettre de convocation

Créez une lettre de convocation à une formation avec en-tête fictif
Insérez les champs : Civilité, Prénom, NOM, Société, CP, Ville
Ajoutez une phrase personnalisée avec le champ Score
Prévisualisez sur les 10 destinataires — vérifiez les espaces
Fusionnez vers un nouveau document — comparez les 10 lettres

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🔧 Champs de Fusion Avancés

⏱ 20 min

Les champs de fusion peuvent être enrichis avec des commutateurs de format et des champs de fusion avec image pour des résultats plus professionnels.

Commutateurs de formatage des champs

Appuyez sur Alt+F9 pour passer en mode code et modifier les champs :

Formatage du texte

{ MERGEFIELD "NOM" \* Upper }         → DUPONT (tout en majuscules)
{ MERGEFIELD "NOM" \* Lower }         → dupont (tout en minuscules)
{ MERGEFIELD "NOM" \* FirstCap }      → Dupont (1ère lettre majuscule)
{ MERGEFIELD "NOM" \* Caps }          → Dupont Pierre (chaque mot avec maj.)

Formatage des nombres

{ MERGEFIELD "Montant" \# "# ##0,00 €" }   → 1 250,00 €
{ MERGEFIELD "Score" \# "0%" }            → 85%
{ MERGEFIELD "Score" \# "0.0" }           → 85.0

Formatage des dates

{ MERGEFIELD "DateNaissance" \@ "dd/MM/yyyy" }  → 15/03/1985
{ MERGEFIELD "DateNaissance" \@ "d MMMM yyyy" }  → 15 mars 1985

Champ Bloc d'adresse et Ligne de salutation

Bloc d'adresse

Publipostage → Insérer un champ de fusion → Bloc d'adresse : regroupe automatiquement Prénom, NOM, Société, Adresse, CP, Ville dans un format standard. Configurez via le bouton "Faire correspondre les champs".

Ligne de salutation

Publipostage → Ligne de salutation : génère automatiquement "Madame DUPONT," ou "Monsieur MARTIN," selon la Civilité. Configurable avec différents formats.

Mettre en forme les champs de fusion

Vous pouvez appliquer une mise en forme Word directement sur le champ :

Sélectionnez «NOM»
Appliquez Gras, Italique, Couleur...
La mise en forme s'appliquera à la valeur fusionnée

⚠️ Mise en forme et codes de champ

Si vous ajoutez un commutateur \* Caps ET une mise en forme directe gras, les deux s'appliquent. Mais si Word reformate lors de la mise à jour, la mise en forme directe peut être perdue. Préférez les commutateurs pour les transformations permanentes.

🖊 Exercice — Champs avancés

Modifiez votre lettre : le NOM doit apparaître en MAJUSCULES via commutateur
Formatez le champ Score avec "# ##0" (séparateur de milliers)
Ajoutez un champ Date de formation formaté "d MMMM yyyy"
Utilisez le Bloc d'adresse et comparez avec vos champs manuels
Prévisualisez et vérifiez que tous les formats sont corrects

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⚙️ Règles et Conditions

⏱ 20 min

Les règles permettent d'adapter le contenu du document selon les données du destinataire : afficher ou masquer des paragraphes, personnaliser le message, sauter des pages. C'est là que le publipostage devient véritablement intelligent.

Insérer une règle

Publipostage → Règles (dans le groupe Champs d'écriture et d'insertion)

Règle Si...Alors...Sinon

La règle la plus utilisée. Affiche du texte différent selon une condition :

{ IF «Score» >= 80 "Félicitations ! Vous avez validé la formation."
"Votre score nécessite une session de consolidation." }

Configuration via l'interface

Règles → Si...Alors...Sinon
Nom du champ : Score
Comparaison : Supérieur ou égal à
Comparer à : 80
Texte à insérer : "Félicitations ! Vous avez validé..."
Texte Sinon : "Votre score nécessite..."

Autres règles disponibles

Règle	Description	Usage
Demander	Demande à l'utilisateur de saisir une valeur	Dates variables, commentaires
Remplir	Invite de remplissage lors de la fusion	Notes personnalisées par lot
GoTo Record	Saute à un enregistrement spécifique	Navigation dans la fusion
Next	Passe à l'enregistrement suivant sans saut de page	Répertoires, étiquettes multiples
NextIf	Passe au suivant si condition vraie	Filtres dynamiques
SkipIf	Ignore l'enregistrement si condition vraie	Exclusion conditionnelle
Set	Définit une variable utilisable dans le document	Valeur calculée réutilisable

Règles imbriquées

En mode code (Alt+F9), vous pouvez imbriquer des conditions :

{ IF «Ville» = "Paris" 
  { IF «Score» >= 80 "Session parisienne — Validé" "Session parisienne — À reprendre" }
  "Formation en province — Résultats envoyés par email" }

💡 Civilité automatique

Cas classique : adapter "Cher" / "Chère" selon le genre. Utilisez une règle Si Civilité = "M." Alors "Cher" Sinon "Chère". Le résultat : "Cher Pierre," ou "Chère Marie,".

🖊 Exercice — Règles et conditions

Ajoutez une règle : si Score ≥ 80 → "Attestation de réussite jointe" sinon "Convocation à la session de rattrapage"
Ajoutez une règle sur la Civilité pour personnaliser "Cher/Chère"
Ajoutez une règle : si Ville = "Paris" → texte sur la formation présentielle, sinon texte sur la formation distancielle
Prévisualisez sur 5 destinataires différents — vérifiez chaque condition

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📦 Étiquettes, Enveloppes & Bilan

⏱ 10 min

Le publipostage ne se limite pas aux lettres. Les étiquettes et les enveloppes sont des cas d'usage très fréquents en entreprise.

Publipostage pour étiquettes

Publipostage → Démarrer la fusion → Étiquettes...
Sélectionner le fournisseur (Avery, Herma, A-One...)
Choisir le numéro de référence de l'étiquette
Word crée automatiquement la mise en page du gabarit
Insérer les champs dans la première étiquette
Publipostage → Mettre à jour les étiquettes (reproduit sur toutes)
Aperçu → Terminer et fusionner

💡 Références étiquettes courantes

Avery L7160 : 21 étiquettes par feuille A4 (63,5 × 38,1 mm)
Avery L7163 : 14 étiquettes par feuille A4 (99,1 × 38,1 mm)
Avery L7168 : 4 étiquettes par feuille A4 (199,6 × 143,5 mm)

Publipostage pour enveloppes

Publipostage → Démarrer la fusion → Enveloppes...
Choisir le format d'enveloppe (DL, C5, C4...)
Configurer l'adresse de retour (haut gauche)
Insérer les champs dans la zone d'adresse destinataire
Fusionner vers impression

Envoyer par email via Outlook

Préparer le document avec champs de fusion
La source doit avoir une colonne Email
Publipostage → Terminer et fusionner → Envoyer des messages électroniques...
Champ À : choisir la colonne Email
Objet : saisir ou insérer un champ
Format : HTML (mise en forme conservée) ou Texte brut
Outlook doit être ouvert et configuré

🖊 Exercice Bilan — Module 4

Scénario complet : vous devez envoyer les résultats de formation à 10 participants.

Créez la source Excel avec : Civilité, Prénom, NOM, Société, Adresse, CP, Ville, Score, Email
Créez la lettre de résultat avec : bloc adresse, ligne de salutation, champ Score formaté, règle Si/Sinon (validé/rattrapage)
Créez les étiquettes Avery L7160 avec nom et adresse de chaque participant
Prévisualisez l'ensemble — corrigez les espaces et formats
Fusionnez la lettre vers un nouveau document — vérifiez les 10 pages

🎉 Module 4 terminé !

Vous maîtrisez le publipostage complet. Passez au Module 5 — le plus dense : documents longs, table des matières automatique, navigation avancée.

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