MODULE 5 : PUBLIPOSTAGE ET FUSION

Durée : 2h30

🎯 OBJECTIFS SPÉCIFIQUES DU MODULE

À l’issue de ce module, les participants seront capables de :

Préparer une source de données (Excel, Outlook) pour une fusion efficace.
Créer des lettres, des étiquettes et des enveloppes personnalisées en masse.
Insérer des champs de fusion et utiliser des blocs d’adresses standardisés.
Appliquer des règles conditionnelles (SI…ALORS…SINON) pour personnaliser le contenu.
Trier et filtrer les destinataires pour des envois ciblés.

📋 CONTENU DÉTAILLÉ

⚡ Séquence 1 : Préparation et connexion des données (30 minutes)

Théorie (10 minutes)

Définition du publipostage : principe du document principal et de la source de données.
Les types de sources de données compatibles : Excel, liste de contacts Outlook, base de données Access, fichier texte.
Bonnes pratiques pour préparer un fichier Excel : titres de colonnes clairs, pas de lignes vides, formatage des données (dates, codes postaux).

Démonstration formateur (15 minutes)

Présentation d’un fichier Excel « propre » et d’un fichier « à nettoyer ».
Démarrage de l’assistant de publipostage depuis l’onglet Publipostage.
Sélection du type de document : Lettres.
Connexion du document Word à la source de données Excel et sélection de la bonne feuille de calcul.
Exploration de la boîte de dialogue « Destinataires du publipostage ».

Pratique guidée (5 minutes)

Les participants ouvrent un document Word vierge et le relient à un fichier Excel fourni (Clients_Exercice.xlsx).
Vérification que la liste des destinataires est correctement chargée.

💡 Astuces professionnelles :

Toujours travailler sur une copie de la base de données originale.
Nommer clairement les colonnes dans Excel (ex: « Code_Postal » au lieu de « CP ») pour une meilleure lisibilité des champs de fusion.

📄 Séquence 2 : Fusion simple et insertion de champs (40 minutes)

Théorie (10 minutes)

Les champs de fusion : <<Prénom>>, <<Nom>>, etc.
Les blocs de construction rapides : « Bloc d’adresse » et « Ligne de salutation » pour un gain de temps.
Importance de la mise en forme des champs (gras, italique, couleur).

Démonstration formateur (20 minutes)

Rédaction d’une lettre type.
Insertion d’un « Bloc d’adresse » et configuration de son format.
Insertion manuelle de champs individuels (<<Prénom>>, <<Ville>>) dans le corps du texte.
Utilisation de l’outil « Aperçu des résultats » pour naviguer entre les destinataires et vérifier la fusion.
Correction d’un champ mal formaté directement dans le document principal.

Pratique guidée (10 minutes)

Les participants rédigent une courte lettre d’invitation.
Ils insèrent le bloc d’adresse et personnalisent la salutation avec le champ <<Prénom>>.
Ils prévisualisent les 5 premiers courriers.

💡 Points clés à retenir :

L’aperçu est une étape cruciale pour détecter les erreurs avant la fusion finale.
La mise en forme appliquée au champ de fusion s’appliquera aux données de tous les destinataires.

🔧 Séquence 3 : Règles avancées et personnalisation (40 minutes)

Théorie (10 minutes)

Le pouvoir des règles pour un contenu dynamique.
La règle Si...Alors...Sinon : principe et cas d’usage (ex: genre, catégorie de client).
Trier et filtrer la liste des destinataires pour des envois ciblés (ex: uniquement les clients de Paris).

Démonstration formateur (20 minutes)

Application d’une règle Si...Alors...Sinon sur le champ « Civilité » pour accorder « Cher » ou « Chère ».
Ajout d’un paragraphe promotionnel visible uniquement pour les clients de la catégorie « VIP ».
Utilisation de la fonction « Filtrer » pour ne sélectionner que les destinataires d’un certain département.

Pratique guidée (10 minutes)

Les participants ajoutent une formule de politesse conditionnelle à leur lettre.
Ils filtrent leur liste pour n’envoyer le courrier qu’aux clients ayant une adresse email.

⚠️ Important : Les règles sont l’élément qui transforme un simple mailing en une campagne de communication réellement personnalisée et professionnelle.

🏷️ Séquence 4 : Création d’étiquettes et d’enveloppes (30 minutes)

Théorie (5 minutes)

Spécificités du publipostage pour étiquettes et enveloppes.
L’importance de sélectionner le bon format (fabricant et référence, ex: Avery L7160).
Le champ spécial <<Enregistrement suivant>> et le bouton « Mettre à jour toutes les étiquettes ».

Démonstration formateur (15 minutes)

Démarrage d’un publipostage d’étiquettes.
Sélection du format d’étiquette.
Insertion du « Bloc d’adresse » dans la première étiquette.
Utilisation du bouton « Mettre à jour toutes les étiquettes » pour répliquer la mise en forme.
Prévisualisation de la planche d’étiquettes complète.

Pratique guidée (10 minutes)

Les participants créent une planche d’étiquettes d’adresses en utilisant la même source de données que pour la lettre.

⚙️ Séquence 5 : Finalisation et fusion (10 minutes)

Théorie (5 minutes)

Présentation des 3 options de finalisation du menu « Terminer & Fusionner » :
1. Modifier des documents individuels : Crée un nouveau document Word contenant tous les courriers. Idéal pour une dernière vérification ou une modification manuelle.
2. Imprimer les documents : Envoie directement les résultats à l’imprimante.
3. Envoyer des messages électroniques : Pour les e-mailings (nécessite un champ email dans la source).

Démonstration formateur (5 minutes)

Utilisation de l’option « Modifier des documents individuels » pour générer le fichier final.
Navigation dans le document résultant pour montrer les courriers personnalisés les uns après les autres.

📊 ÉVALUATION FORMATIVE

Questions de vérification :

Citez 3 types de sources de données que l’on peut utiliser pour un publipostage.
À quoi sert le bouton « Aperçu des résultats » ?
Expliquez un cas concret où vous utiliseriez une règle Si...Alors...Sinon.
Quelle action est indispensable après avoir formaté la première étiquette sur une planche ?

Mini-exercices pratiques :

Filtrer la liste des destinataires pour n’afficher que ceux dont le code postal commence par « 75 ».
Insérer un champ de fusion dans le corps du texte et le mettre en gras et en rouge.

🔗 LIENS AVEC LES AUTRES MODULES

🎨 Module 2 (Styles) : Les styles définis peuvent être appliqués dans le document principal pour garantir une cohérence graphique sur tous les courriers générés.
📊 Module 4 (Tableaux) : Les données sources proviennent très souvent de tableaux Excel. La maîtrise des tableaux est donc un atout.
⚡ Module 7 (Automatisation) : Le publipostage est l’une des formes les plus puissantes d’automatisation dans Word pour la communication de masse.

Ce module vous donne les clés pour passer de la création de documents uniques à la production automatisée de communications personnalisées, un gain de temps et d’efficacité considérable en milieu professionnel.